Privacy Policy
At Virtual Paralegal ("we," "our," "us"), accessible from virtualparalegal.uk, one of our main priorities is the privacy of our visitors and users. This Privacy Policy document contains types of information that is collected and recorded by Virtual Paralegal and how we use it, with particular focus on integration with cloud services such as Google Workspace.
1. Information We Collect
To provide our workflow automation services (including document parsing, calendaring, and time log entries in Clio or other case management systems), we request access to specific data sources through secure authorization protocols (OAuth 2.0). Depending on the integrations you enable, we may collect and process:
- Email Data: If you grant access to your email account (e.g. Gmail), we access and read email messages, header metadata, sender/recipient addresses, subject lines, attachments, and email body contents. This is strictly limited to identifying, parsing, and extracting court notices, hearing schedules, and billing tasks.
- Calendar Data: If you grant access to your Google Calendar, we access, create, or update calendar events, times, locations, and participant lists to schedule hearings and legal deadlines.
- Clio / Case Management Data: Information regarding client matters, contact names, billing codes, and active logs necessary to assign captured hours and documents to the correct file.
- Contact and Technical Data: Your name, firm name, email address, IP address, and browser metadata when interacting with our page or support.
2. How We Use Your Information
We use the information we collect only to perform the core administrative services of our application. Specifically, we use it to:
- Parse incoming legal emails to identify court notices, orders, and case events.
- Automatically schedule parsed hearings and deadlines on your linked calendar.
- Convert communications and drafts into billable activities and sync them with your Clio account.
- Maintain the security, functionality, and performance of our systems.
- Communicate with you regarding service updates or troubleshooting.
Google API Services User Data Policy Disclosure:
Virtual Paralegal’s use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
3. Google OAuth Limited Use Compliance
In accordance with Google API policies regarding restricted and sensitive scopes, we strictly adhere to the following limitations:
- No Advertising: We never use or transfer your data (including Google user data) to serve advertisements, or for retargeting, personalized advertising, or marketing.
- No Sharing / Selling: We do not sell, rent, lease, or share your data with third-party advertisers or data brokers. Data transfers only occur to support the core functionality of the application or as required by law.
- No AI Model Training: We never use your raw email, calendar, or case data to train, retrain, or improve generalized machine learning or artificial intelligence models.
- Human Access Limits: Our employees or contractors will not view your email or calendar data unless we obtain your explicit, documented consent to troubleshoot a specific issue, if it is necessary for security diagnostics, or to comply with legal requirements.
4. Data Storage and Protection
We deploy dedicated cloud infrastructure per law firm to ensure strict segregation of sensitive legal files. All data is encrypted in transit using Transport Layer Security (TLS 1.3) and at rest using Advanced Encryption Standard (AES-256). We maintain industry-standard security protocols to prevent unauthorized access, alteration, or disclosure of your information.
5. Data Retention and Deletion
We only retain the data we collect for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this policy or as required by professional record-keeping regulations. You may revoke Virtual Paralegal's access to your Google accounts at any time through your Google Account security settings. If you wish to request the permanent deletion of your data from our servers, please contact us at contact@virtualparalegal.uk.
6. Contact Us
If you have any questions or require more information about our Privacy Policy, do not hesitate to contact us at:
Email: contact@virtualparalegal.uk
Website: virtualparalegal.uk
Política de Privacidad
En Virtual Paralegal ("nosotros", "nuestro", "nos"), accesible desde virtualparalegal.uk, una de nuestras principales prioridades es la privacidad de nuestros visitantes y usuarios. Este documento de Política de Privacidad contiene los tipos de información que recopila y registra Virtual Paralegal y cómo la utilizamos, con especial atención a la integración con servicios en la nube como Google Workspace.
1. Información que Recopilamos
Para proporcionar nuestros servicios de automatización de flujos de trabajo (incluido el procesamiento de documentos, calendarización y registro de horas en Clio u otros sistemas de gestión de casos), solicitamos acceso a fuentes de datos específicas a través de protocolos seguros de autorización (OAuth 2.0). Dependiendo de las integraciones que habilite, podemos recopilar y procesar:
- Datos de Correo Electrónico: Si otorga acceso a su cuenta de correo electrónico (por ejemplo, Gmail), accedemos y leemos los mensajes de correo electrónico, metadatos de encabezado, direcciones de remitente/destinatario, líneas de asunto, archivos adjuntos y contenido del cuerpo del correo. Esto se limita estrictamente a identificar, analizar y extraer notificaciones judiciales, calendarios de audiencias y tareas de facturación.
- Datos de Calendario: Si otorga acceso a su Google Calendar, accedemos, creamos o actualizamos eventos de calendario, horas, ubicaciones y listas de participantes para programar audiencias y plazos legales.
- Datos de Clio / Gestión de Casos: Información sobre asuntos de clientes, nombres de contacto, códigos de facturación y registros de actividad necesarios para asignar las horas capturadas y los documentos al expediente correcto.
- Datos Técnicos y de Contacto: Su nombre, nombre de la firma, dirección de correo electrónico, dirección IP y metadatos del navegador al interactuar con nuestra página o soporte.
2. Cómo Utilizamos su Información
Utilizamos la información que recopilamos únicamente para realizar los servicios administrativos principales de nuestra aplicación. Específicamente, la usamos para:
- Procesar correos electrónicos legales entrantes para identificar notificaciones judiciales, órdenes y eventos de casos.
- Programar automáticamente en su calendario las audiencias y plazos analizados.
- Convertir comunicaciones y borradores en actividades facturables y sincronizarlas con su cuenta de Clio.
- Mantener la seguridad, funcionalidad y rendimiento de nuestros sistemas.
- Comunicarnos con usted con respecto a actualizaciones del servicio o resolución de problemas.
Divulgación de la Política de Datos de Usuario de los Servicios de las API de Google:
El uso y la transferencia por parte de Virtual Paralegal de la información recibida de las API de Google a cualquier otra aplicación se adherirá a la Política de datos de usuario de los servicios de las API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.
3. Cumplimiento de Uso Limitado de Google OAuth
De acuerdo con las políticas de las API de Google sobre alcances sensibles y restringidos, nos adherimos estrictamente a las siguientes limitaciones:
- Sin Publicidad: Nunca utilizamos ni transferimos sus datos (incluidos los datos de usuario de Google) para mostrar anuncios, o para reorientación (retargeting), publicidad personalizada o marketing.
- No Compartir / No Vender: No vendemos, alquilamos, arrendamos ni compartimos sus datos con anunciantes externos o intermediarios de datos (data brokers). Las transferencias de datos solo ocurren para respaldar la funcionalidad principal de la aplicación o según lo requiera la ley.
- Sin Entrenamiento de Modelos de IA: Nunca utilizamos sus correos electrónicos, datos de calendario o datos de casos para entrenar, reentrenar o mejorar modelos generalizados de aprendizaje automático o inteligencia artificial.
- Límites de Acceso Humano: Nuestros empleados o contratistas no verán sus datos de correo electrónico o calendario a menos que obtengamos su consentimiento explícito y documentado para resolver un problema específico, si es necesario para diagnósticos de seguridad, o para cumplir con requisitos legales.
4. Almacenamiento y Protección de Datos
Implementamos infraestructura en la nube dedicada por firma de abogados para garantizar una estricta segregación de los expedientes legales sensibles. Todos los datos se cifran en tránsito utilizando Transport Layer Security (TLS 1.3) y en reposo utilizando Advanced Encryption Standard (AES-256). Mantenemos protocolos de seguridad estándar de la industria para evitar el acceso no autorizado, la alteración o la divulgación de su información.
5. Retención y Eliminación de Datos
Solo conservamos los datos que recopilamos durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines descritos en esta política o según lo requieran las normas profesionales de mantenimiento de registros. Puede revocar el acceso de Virtual Paralegal a sus cuentas de Google en cualquier momento a través de la configuración de seguridad de su cuenta de Google. Si desea solicitar la eliminación permanente de sus datos de nuestros servidores, contáctenos en contact@virtualparalegal.uk.
6. Contacto
Si tiene alguna pregunta o requiere más información sobre nuestra Política de Privacidad, no dude en contactarnos en:
Correo electrónico: contact@virtualparalegal.uk
Sitio web: virtualparalegal.uk